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"Temos obrigação de salvar tudo aquilo que ainda é susceptível de ser salvo, para que os nossos netos, embora vivendo num Portugal diferente do nosso, se conservem tão Portugueses como nós e capazes de manter as suas raízes culturais mergulhadas na herança social que o passado nos legou."  (Jorge Dias)
 
 
 
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Preparação e realização de
Festivais de Folclore

José Pinto

III.- ORGANIZAÇÃO

1.- Contactos e convites aos grupos participantes

Mesmo que a participação de alguns Grupos de Folclore num Festival seja em regime de permuta ou intercâmbio (que é o sistema utilizado pela maior parte dos Grupos de Folclore…), é bom que a confirmação da respectiva presença seja obtida com algum tempo de antecedência, para que, caso haja alguma situação imprevista que impossibilite um Grupo de participar, haja tempo de o substituir por outro da mesma região e também de qualidade. É certo que a impossibilidade poderá sempre surgir à última hora, mas contra isso nada se pode fazer!

Assim, o convite para a participação dos Grupos de Folclore deve ser enviado por escrito (entendo que o primeiro contacto não deve ser telefónico!), preferencialmente por correio electrónico (poupa-se no papel, no envelope e no selo, embora muitos Grupos – lamentavelmente - tenham as respectivas caixas de correio electrónico “cheias”, desactivadas, etc.). O envio via CTT, “registado com aviso de recepção”, continua a ser o meio mais fiável para se ter a certeza de que o convite chegou, ou não, ao destinatário.

O texto do convite deve conter os seguintes elementos: identificação do Grupo de Folclore que envia o convite, qual a iniciativa que vai realizar, aonde, quando (data e horários), condições que oferece e o que se pretende do Grupo convidado (hora de chegada, tempo de actuação, etc.). Aproveitar para solicitar, caso o convite seja aceite, o envio de um breve historial (apresentação do Grupo), foto e outras informações consideradas úteis

No convite enviado deve ser dado o maior número possível de informações para que os responsáveis do Grupo convidado possam decidir participar, ou não, devidamente esclarecidos.

Caso sejam solicitadas informações adicionais, as mesmas devem ser remetidos com a maior brevidade possível.

Há Grupos de Folclore que têm o hábito – que se poderá considerar salutar – de enviar aos Grupos que aceitam participar no respectivo Festival de Folclore, uma espécie de “Contrato” a ser assinado pelos responsáveis dos respectivos Grupos. É mais uma “prova de boa fé”.

Aqui se deixa uma proposta de “Contrato” - que preferimos designar de «Acordo de Cooperação em regime de Permuta ou Intercâmbio» -, muito simples, e que pode facilmente ser adaptado à realidade de cada Encontro, Mostra ou Festival de Folclore, às condições disponíveis e às circunstâncias da respectiva realização. O mesmo deve ser impresso em folha timbrada do Grupo de Folclore que convida.


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